Υπάρχουν διάφορα εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν στην οπτικοποίηση και διαχείριση του έργου μας με χρήση πίνακα kanban, όπως το Wekan (ελεύθερο λογισμικό), το Notion που έχει πάρα πολλές δυνατότητες, το trello που είναι απλό και εύκολο, και πολλά άλλα.
Να έχετε υπόψη ότι τέτοιου είδους εργαλεία δεν κάνουν την δουλειά για εμάς. Εμείς εξακολουθούμε να την κάνουμε. Απλά το κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να δει με μια σύντομη ματιά, σε ποιο στάδιο βρίσκονται οι υπόλοιποι. Αυτό βοηθάει στο να μας παρακινήσει να μην μένουμε πίσω και έτσι όλοι μαζί να ωθούμε την εξέλιξη του έργου.
Στο trello για παράδειγμα υπάρχουν λίγες στήλες που αντιστοιχούν σε διαφορετικά στάδια της εξέλιξης του έργου. Δημιουργούμε μία εργασία (μία κάρτα) στην αριστερή στήλη και σταδιακά την μεταφέρουμε δεξιότερα μέχρι να ολοκληρωθεί στην τελευταία στήλη. Επειδή η κάθε στήλη αντιστοιχεί σε συγκεκριμένο στάδιο, φαίνεται συνολικά η εξέλιξη του έργου.
Οι κάρτες που βάζουμε στην πρώτη στήλη πρέπει να έχουν σύντομο και σαφή τίτλο. Σε κάθε κάρτα μπορούμε να προσθέτουμε σύντομα σχόλια που έχει νόημα να βρίσκονται εκεί. Προτιμούμε να έχουμε ορίσει κάποιο άλλο τρόπο για γενικές συζητήσεις, ίσως στο Element (matrix.org) ή στο slack.
Δεν είναι καλό να υποαπασχολούνται άτομα στην ομάδα. Ο καθένας πρέπει ανά πάσα στιγμή να ασχολείται με κάτι, και αυτό φαίνεται όταν όλα τα άτομα της ομάδας έχουν τουλάχιστον μία κάρτα σε κάποια στήλη του πίνακα kanban με τίτλο “Doing”, “Σε εξέλιξη” ή κάτι παραπλήσιο.
Με αυτό τον τρόπο, ο διαχειριστής του έργου, μπορεί να επιλέξει το καταλληλότερο μέλος της ομάδας για να του αναθέσει μια νέα εργασία, και επίσης όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να γνωρίζουν με τι ασχολούνται οι υπόλοιποι, ώστε το έργο να εξελίσσεται καλύτερα.
Γενικές πληροφορίες: